The СБО Student - accounting is available to every student!


Головна


Форум


Додаткові послуги:
БСІ "Student INFO"


Інформація про сайт
Контакти


El-base: Навчально-
науковий портал

СБО Student: Знайомство з СБО Student 10N


Радий, що Вас зацікавила моя розробка - програма СБО Student 10N. Коротко ознайомлю Вас із деякими особливостями СБО Student 10N та порядком ведення бухгалтерського обліку щоденних подій студентського життя, пов'язаних з рухом грошових коштів, у цій версії програми.

Знайомство з СБО Student

За освітою я бухгалтер і на даний час працюю на посаді, яка частково має відношення до бухгалтерського обліку в АПК. На ІІ курсі інституту вивчав програмування на Visual Basic for Applications та Visual Basic 6.0., згодом самостійно поглибив отримані знання. Розробку програми розпочав у 2006 році, коли отримав той мінімум знань з бухгалтерського обліку та програмування необхідний для реалізації задуманого проекту. Результат докладених зусиль - СБО Student 10N - прикладна програма для ведення бухгалтерського обліку наявності та руху грошових коштів, розроблена засобами Visual Basic for Applications на базі Microsoft Excel.

Почнемо із назви. Словосполучення "система бухгалтерського обліку" (далі СБО) закладено у назву програми невипадково. Адже, система - це сукупність певних елементів, а в нашому випадку СБО "Student" - це спеціальний план рахунків, визначена кореспонденція рахунків для додержання принципу подвійного запису, підготовлені інструкції по організації та веденню такого обліку студентами, розроблені форми зведених та звітних документів, програмний продукт, який об'єднує в собі усі перелічені компоненти. Слово "студент" (англ. "student") у назві визначає цільове спрямування та вказує, що основними користувачами такого програмного продукту є студенти. Третя структурна частина назви вказує на рік розробки продукту і позначає версію програми.
Без надмірної деталізації кожного елементу СБО "Student" коротко викладу порядок виконання облікових процедур у програмі.

СБО Student 10N - нова версія, нові можливості!
Робота по створенню СБО Student 10N завершилася у серпні 2010 року. Розглянемо основні відмінності цієї версії програми від попередніх.

Вперше у версії СБО Student 10N:
- З метою безпеки даних розроблено систему ідентифікації користувача на основі використання елементу UserForm. Завдяки цьому у користувача є можливість самостійно змінювати Код доступу.
- Внутрішні файли (компоненти Безпека даних, План рахунків, Інформація про програму) замінено елементами ActiveX, що дозволило зменшити розмір робочої директорії СБО Student 10N на 68%.
- Додано функцію створення файлу-архіву в процесі архівування поточного документу. Таким чином, користувачу не потрібно копіювати файл поточного архіву, для подальшого його використання. При цьому файл поточного архіву "Save-book.xls" слугує засобом контрольного резервування даних.
- Розроблено оптимізовану структуру Довідкової служби та вмонтовано засоби зворотнього зв'язку.
- Усунено залежність функціонування програми від розміщення на локальних дисках. Версія 10N може працювати, знаходячись навіть на USB флеш-накопичувачі.
Розширено:
- Перелік бухгалтерських проведень та створено панель "Довгострокові розрахунки".
- Систему бухгалтерських рахунків на основі задіяння рахунків 378 "Довгострокова дебіторська заборгованість", 602 "Довгострокова кредиторська заборгованість" та 948 "Фінансові транші та цільове фінансування".
- Форму фінансової звітності шляхом розрахунку додаткових показників. Завдяки цьому значно підвищується аналітичність інформації.
Удосконалено:
- Автоматичний режим виконання основних облікових процедур.
- Процес використання Довідкової служби.
Системні вимоги:
- процесор Intel® 1,3 ГГц або еквівалентний йому процесор;
- операційна система Microsoft® Windows® XP® або новішої версії;
- 128 MБ оперативної пам'яті (рекомендовано 256 Mб);
- 2 Мб вільного простору на жорсткому диску;
- програмне забезпечення Microsoft Excel 2003 або новішої версії, інтернет-браузер, Adobe® Reader® версія 9.0 або вище.

СБО Student 10N: Інструкція користувача

Описано внутрішню будову середовища СБО Student 10N. Висвітлено послідовність виконання облікових процедур та функціональні можливості програми.

Внутрішня будова середовища. Програма СБО Student 10N містить чотири функціональні розділи та п'ятий допоміжний розділ SOHO-Clear. Перші чотири розділи використовуються для внесення, обробки, аналізу та систематизації облікових даних, а розділ SOHO-Clear використовується програмою для відкриття нового звітного періоду.
Розділ 1. Журнал реєстрації господарських операцій (ЖРГО) - призначений для внесення господарських операцій та їх котирування.
Розділ 2. Синтетичний облік господарських операцій (СОГО) - заповнюється автоматично завдяки котируванню господарських операцій у розділі ЖРГО.
Розділ 3. Баланс - містить звітну форму "Баланс", яка заповнюється автоматично виконанням облікової процедури "Скласти Баланс". У розділі Баланс розміщені також кнопки для виконання основних облікових процедур, які виконуються в кінці звітного періоду. Звітним періодом виступає календарний місяць.
Розділ 4. Фінансова звітність - містить звітну форму "Фінансова звітність". Звітна форма "Фінансова звітність" заповнюється автоматично на основі даних по внесених господарських операціях при натисканні кнопки "Скласти фінансову звітність" у розділі ЖРГО. Тривалість виконання облікової процедури "Скласти фінансову звітність" 15-18 секунд.

1. Ідентифікація користувача. При запуску робочого модуля СБО Student 10N, з метою безпеки даних вхід у систему блокується. Користувачу необхідно ввести (у діалоговому вікні "Ідентифікація користувача") Код доступу (тобто пароль) та натиснути кнопку "Ідентифікація". Якщо Код доступу введено невірно, програма завершує свою роботу, висвітлюючи відповідне інформаційне повідомлення.

Наступні дві облікові процедури виконуються якщо запуск програми здійснюється вперше.

2. Оформлення робочих документів. Після успішної ідентифікації, висвітлюється відповідне інформаційне повідомлення, а також наступна підказка: "Внесіть облікові дані для аналізу, провівши реєстрацію господарських операцій у ЖРГО!". Кнопка "Оформити робочі документи", призначена для запуску процедури оформлення документів, розміщена у розділі ЖРГО. Користувач оформлює документи вказуючи: номер ЖРГО, номер Фінансової звітності, дату складання кінцевого балансу (останній день звітного періоду), звітний місяць та рік. Дані вносяться в спеціальне діалогове вікно, яке появляється після запуску процедури. Слід зазначити, що виконання усіх облікових процедур супроводжується інформаційним діалогом користувача з програмою.

3. Внесення початкових залишків по рахунках та складання пробного балансу. Після оформлення робочих документів необхідно рознести початкові залишки (сальдо) по рахунках у розділі СОГО. Щоб пересвідчитись у правильності внесених даних - потрібно скласти пробний баланс. Для цього у розділі СОГО (у верхній частині кожного балансового рахунку) є кнопки для перенесення залишку по відповідному рахунку у буфер накопичення кінцевих (початкових) сальдо. Після перенесення залишків по усіх балансових рахунках (кінцевий залишок таких рахунків має примітку "Додати до Балансу: Виділіть дану комірку та натисніть системну клавішу "Дод. № рах.") слід зайти у розділ Баланс та натиснути кнопку "Скласти Баланс". Якщо Баланс складено вірно і розбіжностей активу та пасиву немає - програма видасть наступне інформаційне повідомлення: "Вітаю! Складання балансу успішно завершено!". У випадку наявності розбіжностей програма повідомить: "Увага! Баланс складено невірно, виявлено розбіжність пасиву та активу! Очистіть форму та повторіть процедуру заповнення!". Користувачу буде запропоновано: "Очистити статті Балансу?". Також появиться підказка щодо причини розбіжностей та подальших дій: "Очищено лише статті Балансу! Можлива причина помилки: В буфері накопичення знаходяться попередньо накопичені дані, для успішного складання Балансу рекомендується очистити буфер та повторити збір даних!".

4. Реєстрація господарських операцій та їх котирування. Розроблена у програмі система рахунків (включає: балансові рахунки і субрахунки, субрахунки, що використовуються лише для групування доходів і витрат та не відображаються в балансі) та кореспонденція дозволяє відображати у бухгалтерському обліку усі можливі операції студентського життя, пов'язані з рухом грошових коштів. Реквізити господарської операції вносяться у форму ЖРГО, - це: дата здійснення, сума, Дт рахунку, Кт рахунку, зміст господарської операції. Після запису господарської операції у ЖРГО слід виділити клітинку у якій вказана сума господарської операції та натиснути кнопку на панелі інструментів "Бухгалтерський облік" (кнопки розміщені над формою ЖРГО), яка відповідає вказаній вами бухгалтерській проводці. Програма автоматично розносить вказану суму по кореспондуючих рахунках у розділі СОГО згідно обраного бухгалтерського проведення. Після виконання макрокоманди можна продовжувати реєстрацію наступної господарської операції у ЖРГО.

5. Виконання облікових процедур протягом звітного періоду. Виходячи із досвіду практичної діяльності студенти за місяць здійснюють від 80 до 100-110 операцій з готівкою чи безготівковими коштами. Тому в програмі передбачено реєстрацію лише 120 операцій протягом одного звітного періоду. Цього цілком достатньо, однак при необхідності реєстрації більшої кількості операції можна скоротити звітьний період до 15 чи 20 днів. Щоденно, протягом звітного періоду, користувач може: реєструвати нові господарські операції, проводити їх котирування, аналізувати залишки та обороти по рахунках (в т.ч. по балансових і небалансових субрахунках) та складати попередню фінансову звітність з метою аналізу понесених витрат та отриманих доходів.

6. Підготовка до закриття звітного періоду.

6.1. Закриття рахунків витрат. Списання витрат відбувається за рахунок відповідних джерел фінансування (рахунки 48 та 71). Користувач зайшовши у розділ СОГО аналізує залишки по рахунках 91, 92, 94 та у розділі ЖРГО формує операції по списанню накопичених витрат.
Відображення витрат протягом звітного періоду: Дт 91,92 (відповідні субрахунки) Кт 30, 372; Дт 94 Кт30, 372, 376, 377;
Списання витрат за рахунок: цільового державного фінансування - стипендії ( Дт 481 Кт 91, 92, 94 ); цільових коштів, що одержані від фізичних осіб - батьків, родичів ( Дт 482 Кт 91, 92, 94 ); операційного доходу - коштів зароблених самостійно ( Дт 71 Кт 91, 92, 94 ).
Якщо відсутні кошти (отримані з вище наведених джерел) для списання усіх витрат, (тобто витрати здійснені за рахунок позик), то сума витрат списується у дебет рахунку 39 "Непогашені видатки". Непогашені видатки - сума витрат здійснених за рахунок позикових коштів. Закриття рахунку "Непогашені видатки" у наступному звітному періоді відображається проводкою Дт 48 або 71 Кт 39. Закриття рахунків 91, 92, 94 в кореспонденції з рахунком 60 не допускається (тобто витрати не можуть бути списані за рахунок коштів кредиторської заборгованості).
При списанні понесених протягом звітного періоду витрат користувач використовує панель бухгалтерських проведень "Підготовка балансу" (розташована під синьою лінією у верхній частині ЖРГО). Списання суми витрат по одному рахунку (наприклад 91) може відбуватися за рахунок одночасно декількож джерел фінансування (рахунок 71, субрахунки 481, 482) при цьому сума витрат розбивається на частини та формується декілька операцій. Свідченням правильного списання витрат є нульові кінцеві залишки по рахунках 91, 92, 94.

6.2. Підготовка даних для складання Балансу. Після списання витрат необхідно перенести усі кінцеві залишки по балансових рахунках і субрахунках у буфер накопичення кінцевих (початкових) сальдо. Користувач виконує ті ж самі дії, що описані у пункті Внесення початкових залишків по рахунках та складання пробного балансу. Однак, початкові залишки уже внесені на початку звітного періоду, і користувачу залишається лише перенести кінцеві залишки у буфер. Слід зазначити, що натискати кнопку "Скласти Баланс" при цьому не потрібно.

7. Облікові процедури закриття та відкриття звітного періоду.

7.1. Автоматичний режим виконання основних облікових процедур 1-7. У версії СБО Student 10N передбачено автоматичний режим виконання облікових процедур закриття та відкриття звітного періоду. Тому користувачу не має необхідності здійснювати їх по одинці. У програмі на кожній кнопці облікової процедури зазначений номер, що визначає її місце у послідовності автоматичного режиму. Автоматичний режим, під час інформаційного діалогу користувача з програмою, включає:

Чотири процедури призначені для закриття звітного періоду: складання звітної форми "Баланс" (1), складання звітної форми "Фінансова звітність" (2), копіювання даних форми "Баланс" у буфер зберігання кінцевих (початкових) сальдо (3), збереження даних шляхом створення файла-архіву (4).

Три процедури призначені для відкриття звітного періоду: створення нового документа - очищення робочих форм (5), оформлення робочих документів (6), рознесення залишків (початкових сальдо) по рахунках (7).

7.2. Ручний режим виконання основних облікових процедур 1-7. Якщо користувач невпевнений у правильності інформації і хоче поступово її систематизувати, він може скористатися ручним режимом. Це означає, що кожна процедура виконується окремо за рішенням користувача у послідовності зазначеній вище. Кнопки для запуску облікових процедур розміщені у розділах ЖРГО (процедури 2 та 6) і Баланс (процедури 1, 3, 4, 5 та 7 відповідно).

8. Результати облікової роботи, їх аналіз та використання. Під час виконання облікової процедури "Збереження даних шляхом створення файла-архіву (4)" створюється файл - архів облікових даних за звітний період. При створені такого файлу користувач має можливість задати його назву та місце розміщення (збереження). Важливо: розширення файла при його створенні повинно бути "*.xls". В цілях надійності збереження інформація також продубльовується у файл поточного архіву "Save-book.xls", який розміщується за адресою: \\СБО Student 10N\Save-box\Save-book.xls Таким чином, у разі випадкового видалення або пошкодження файла - архіву, його можна відновити в період до наступного архівування облікової інформації!

Систематизована в СБО Student 10N обліково-аналітична інформація, збережена користувачем окремим файлом, може бути використана для побудови різноманітних графіків та діаграм, а також для цілей більш глибокого економічного аналізу і планування.


Виникли питання!? Бажаєш отримати більш детальну інформацію про
СБО Student 10N!? Напиши листа автору програми!

Статистичне обслуговування сайту: UA Rating and APServer

Produced by Prold, 2009-2012 All rights reserved!